Artikel 1 – Privacyverklaring voor TwinWind
1.1 – Identiteit
Deze privacyverklaring geldt voor het bedrijf:
TwinWind | bouwkundige opnamen
Hoofdgraaf 51
4281 NN Andel
Voor privacy gerelateerde vragen kunt u contact opnemen met Johan Wind, telefonisch te bereiken op 0183-850404 of via e-mail info@twinwind.nl.
1.2 – Grondslagen voor verwerking
De AVG stelt voorwaarden aan de rechtmatigheid van een verwerking. Een verwerking kan alleen rechtmatig zijn wanneer deze berust op een van de zes grondslagen. Wij voeren onze werkzaamheden uit op basis van onderstaande grondslag:
2: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (overeenkomst tussen TwinWind en de opdrachtgever)
1.3 – Ontvangers van de persoonsgegevens
Er zijn een aantal ontvangers van de persoonsgegevens. Onderstaand een opsomming van de ontvangers met daarbij de betreffende gegevens.
Eigenaar (betrokkene):
- het rapport (inclusief het beeldmateriaal)
- adres, postcode en woonplaats van de belending
Eigenaren van TwinWind:
- het rapport (inclusief het beeldmateriaal)
- adres, postcode en woonplaats van de belending
- telefoonnummer van de eigenaar/huurder (betrokkene)
- e-mailadres van de eigenaar (betrokkene)
- IP-adres van de eigenaar (betrokkene)
Opdrachtgever van TwinWind:
- het rapport (inclusief het beeldmateriaal)
- adres, postcode en woonplaats van de belending
Notaris* (in enkele gevallen):
- het rapport (inclusief het beeldmateriaal)
- adres, postcode en woonplaats van de belending
Wanneer een eigenaar en/of huurder (betrokkene) bezwaar heeft tegen voornoemde werkwijze kan de werkwijze hierop aangepast worden (tot op zekere hoogte). Tevens bestaat de keuze om niet mee te werken aan de bouwkundige opname.
* Opgenomen gegevens in officiële aktes worden niet aangepast of verwijderd (een akte van de notaris staat boven de AVG).
1.4 – Doeleinden omtrent het gebruik van persoonsgegevens
Met een bouwkundige opname hopen wij en onze opdrachtgever (en hopelijk u) achteraf discussies omtrent bouwschades te voorkomen/te reduceren. Voor het opmaken en verzenden van het rapport hebben wij voornoemde persoonsgegevens nodig.
Meerdere ontvangers
Het doel om het rapport bij voornoemde partijen neer te leggen is om te voorkomen dat er gefraudeerd kan worden. Dit is een standaardprocedure die wij volgen.
Toestemming gegevensverwerking
De huurder en indirect de eigenaar (betrokkene) worden via een bewonersbrief geïnformeerd omtrent de verwerking van persoonsgegevens ofwel deze privacyverklaring. Op locatie, nog voor we de bouwkundige opname starten, vragen wij de huurder en/of eigenaar allereerst om toestemming voor het verwerken van voornoemde persoonsgegevens (mondelinge toestemming) waarna wij de opname starten.
Inhoud rapport
Wat de inhoud van het rapport betreft, hierin staan de bouwkundige en/of andere relevante gebreken/onvolkomenheden vastgelegd met tekst- en beeldmateriaal. Daarnaast vermelden wij het adres, de postcode en de woonplaats van de betreffende belending. Daar waar het e-mailadres van de eigenaar (betrokkene) bekend is wordt deze ook vermeld (separaat beveiligd).
Telefoonnummer(s)
In sommige gevallen vragen wij ook om het telefoonnummer van de eigenaar en/of huurder (betrokkene). Zo kunnen wij vervolgafspraken maken of een afspraak annuleren bij ziekte of een ongeval. Het telefoonnummer wordt vermeld op het uitgedraaide werkdossier. Het werkdossier wordt na afronding van het project vernietigd.
Het e-mailadres en IP-adres
Het e-mailadres hebben wij nodig zodat de eigenaar (betrokkene) de mogelijkheid heeft om online de rapportage (inclusief het beeldmateriaal) in te zien en/of te downloaden. Het IP-adres wordt opgeslagen met als enige doel om ongeldige inlogpogingen te registreren, andere gegevens worden niet opgeslagen.
Derden/besluitvorming
Voornoemde gegevens worden niet verstrekt aan derden. Er wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, en er worden geen besluiten genomen op basis van de persoonsgegevens.
1.5 – Gebruik van cookies
Cookies worden gebruikt om inloggegevens op de lokale computer op te slaan. Hierdoor hoeven niet steeds opnieuw de inloggegevens opgegeven te worden.
Bij de eerste keer ingeven van de inloggegevens is er de mogelijkheid om deze als cookie op te slaan. Dit kan door de checkbox (vakje) voor het opslaan van de inloggegevens aan te vinken.
1.6 – Inzage en correctie
De eigenaar en/of huurder (betrokkene) heeft recht om inzage te krijgen in zijn/haar persoonsgegevens, dit kan door in te loggen. De inloggegevens gaan standaard naar de eigenaar.
De eigenaar en/of huurder heeft ook recht op de beperking van de verwerking. Bij vragen om aanpassing(en) of verwijdering van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Johan Wind, zie voornoemde contactgegevens.
N.B.
Wanneer ons gevraagd wordt het rapport (inclusief het beeldmateriaal) te verwijderen, dan wordt dit verwijderd uit het systeem van TwinWind als die van onze opdrachtgever. Let wel, wanneer de eigenaar ons vraagt het rapport te verwijderen dan is de waarde van het rapport van de eigenaar zelf nihil (niets tot weinig voorstellend).
1.7 – Bewaartermijn
De persoonsgegevens/de rapportages (inclusief het beeldmateriaal) worden tenminste 7 jaar na oplevering van het project in bewaring gehouden. Dit zijn wij verplicht vanuit de richtlijnen van het NIVRE.
Om de persoonsgegevens maximaal te beschermen zijn de volgende maatregelen genomen:
- de internetverbinding is beveiligd met SSL
- de wachtwoorden en e-mailadressen worden encrypted opgeslagen
- de wachtwoorden en e-mail worden gepseudonimiseerd
- data is opgeslagen op verschillende manieren waardoor er een maximale beveiliging is uitgevoerd om uw gegevens te beschermen
1.9 – Klachten
De eigenaar en/of huurder (betrokkene) kan een klacht indienen bij Johan Wind, zie voornoemde contactgegevens.
1.10 – Geheimhouding
Wij (TwinWind) zijn verplicht tot geheimhouding jegens derden van al hetgeen ons, in het kader van de opdracht, ter kennis is gebracht of gekomen, alsmede van de inhoud van ons rapport aan de opdrachtgever; dit alles behoudens de noodzaak, tot behoorlijke uitvoering van de opdracht, tot de aanwijzing door ons van één of meer deskundigen.
Indien wij één of meer deskundigen hebben aangewezen, zullen wij aan deze deskundige(n) een geheimhoudingsplicht, als voornoemd, opleggen.
Wij laten onze opdrachtgever akkoord gaan/tekenen voor het strikt vertrouwelijk behandelen van alle rapportages en dat men deze niet anders gebruiken dan waarvoor zij bedoeld zijn.